22 de mayo 2019

# 1: APRENDE A ADMINISTRARTE A TI MISMO PARA ADMINISTRAR TU NEGOCIO Y TUS NEGOCIACIONES

Para poder administrar bien tu negocio necesitas empezar por ti mismo. Y, cuando te digo que aprendas a administrarte a ti mismo, me refiero a que requiere que aprendas a manejar tu tiempo, tus relaciones, tu energía, tus prioridades, tu dinero, tus emociones y hasta tu propio pensamiento. Para eso, hay entrenamientos, y todo tipo de apoyo, pero a veces lo queremos hacer solos. La idea es que te acerques a gente que ya lo hace, que te enseñen a hacerlo y que lo comiences a practicar. Lo primer y más importante, se requiere de disciplina.

Y para esto tengo una frase: “No pares porque estas cansado, si no hasta que el trabajo esté terminado”.

A veces, la gente me pregunta que cómo le hago para administrarme, planear y prevenir. Uno de los puntos clave que yo manejo es cuidarme con deporte y con alimentación sana. Esto me permite administrar mis niveles de energía, y me permite tener claridad de pensamiento, para hacer mis negociaciones, por ejemplo.

Así que no eches en saco roto la importancia de comer sano y del deporte, porque esto afecta tu rendimiento en el trabajo. Existen también varios mecanismos de prevención y de los que yo más uso es, por ejemplo, tener un calendario para determinar, a futuro, hacia donde quiero llegar y tener la mente tranquila para las cuestiones mecánicas del día a día, que siempre son un distractor y no nos permiten estar enfocados. Un par de hábitos que yo tengo a este respecto son los siguientes: hacer un respaldo mensual de mi computadora y tener copias fotostáticas de documentos importantes.

Para comenzar a negociar con terceros, tienes primero que estar muy consciente de cómo negocías contigo. Así que para empezar afuera en tu negocio empecemos por ti

¿Cómo te podemos apoyar para que tú seas más efectivo para negociar contigo mismo?

# 2: NO PIERDAS EL TIEMPO EN NEGOCIAR EL PASADO Y LAS EMOCIONES.

Hay dos áreas en las que no puedes perder el tiempo en tu negociación: La primera es el pasado y, la segunda, son las emociones.

El pasado no lo puedes cambiar y en tus negociaciones es solo lo que fue, no pierdas el tiempo en el “hubieras” porque no te lleva a nada dado que ya no lo puedes cambiar. Puedes negociar la interpretación del resultado, puedes apoyar a la persona para aprender de lo que hizo y de lo que dejó de hacer. Pero ya no puedes negociar lo que YA fue. Es importante enfocarse en el hoy y en lo que sí puedes cambiar o interpretar diferente, pero el pasado no lo podrás modificar. Por eso es importante tomar en cuenta que no puedes negociar el pasado. Simplemente ya fue.

Y, segundo, no puedes negociar las emociones que siente alguien. Puedes pedirle que cambie su sentimiento, pero la gente tiene derecho a enojarse o a entristecerse o a deprimirse si lo elije. La gente tiene derecho a sentirse como quiera. La preguntas “¿por qué te enojas?” o “¿por qué te pones triste?” son preguntas que no cambiarán el estado de ánimo de alguien necesariamente. La gente tiene derecho a sentir lo que quiera por el tiempo que quiera. No sirve el cuestionar su emoción si el propósito es modificarla. Quizás sirve para entender o apoyar a la persona pero no necesariamente cambiará su estado de ánimo. Más bien, la pregunta sería ¿por qué a ti te afecta su enojo o su tristeza?, y eso más bien tiene que ver con una creencia que TÚ podrías cuestionar o revisar.

Pero la gente tiene derecho a sentir lo que quiera el tiempo que quiera y eso no es negociable. Tampoco el pasado. ¿Se te ocurre algún otro parámetro no negociable?

# 3 ¿JUSTO O RAZONABLE?

He tenido el privilegio de participar de alguna manera en situaciones complicadas de negociación, con un rol de ser el elemento neutral o de reconciliación. Por ejemplo, en parejas o en cuestiones laborales.

En muchas ocasiones, lo que hace compleja una negociación es que se toman en cuentan demasiados parámetros que pueden provocar la complejidad en el proceso. También, las partes defienden su punto de vista porque es “justo” o “razonable”. Estos adjetivos hacen una negociación relativa y dependiente de la opinión, de la vivencia, y hasta del resultado para cada parte. Dar como argumentos que algo es “justo” o “razonable” puede convertirse en un laberinto sin salida. ¿Y cómo resolverlo entonces?

Lo que puede apoyar a la resolución de la negociación de si es “justo” o “razonable” pueden ser tres mecánicas:

1. La primera mecánica es traer a una tercera persona a quien se le otorgue fuerza en su opinión e inclusive a quien se le pida que apoye a determinar el veredicto. Puede ser el tercero que apoye a definir hacia qué lado se mueve la balanza.
2. La segunda mecánica consiste en apoyarse en datos o números. Los datos como hechos (“as a fact”) y los números no son cuestionables. Cinco es cinco y con respecto a eso no hay duda ni se cuestiona. La información basada en números y datos permite llegar a un criterio más objetivo.
3. Y por último, la tercera mecánica es cuestionar los principios o las bases de lo que realmente significa “justo” o “razonable” y quizás ahí se llega a un punto medio. ¿Qué otros principios o valores se relacionan con justo? Por ejemplo, puede ser la honestidad o el equilibrio y también se pueden revisar las definiciones de cada parte también de estos conceptos para encontrar el punto medio y partir de nuevo desde ahí.

El chiste es que los adjetivos “justo” o “razonable” pueden llegar a ser subjetivos y a través de estas tres maneras se puede llegar a una resolución cordial y de beneficio para ambas partes.

¿Se te ocurre alguna otra mecánica para la negociación de algo “justo” o “razonable”?

#4 JUNTITIS AGUDITIS

Parece que este es un gran tema en muchas empresas. Vamos a tener una junta … ¿ooootraaaa junta? Y es que a veces podríamos apoyar para que las juntas sean mucho más eficientes. Aquí te doy un par de ideas de cómo generar una junta realmente eficiente. Algunos puntos suenan muy obvios pero la realidad es que difícilmente los llevamos a la práctica.

• Primero, y antes que nada, debe estar claro el propósito de la junta. Para qué se van a reunir este grupo de personas y lo que conviene es enviar un par de días antes un correo o un memorándum con el propósito y la agenda de la reunión. Es decir, tómate el tiempo para planear la reunión y tómate el tiempo para invitar a la gente que de verdad debería estar involucrada.

• En tus reuniones asegúrate de empezar y terminar puntual. Yo te recomiendo tener a alguien del equipo tomando el tiempo y avisando cuánto tiempo queda de modo regular. Por ejemplo, si la reunión es de una hora que avise cuando queda media hora y/o cuando queden 15 minutos para terminar.

• Y este punto es el más crítico de tus juntas: todos los participantes deben salir de la junta con una lista clara de acciones a tomar  y fechas compromiso. Se puede inclusive crear parejas que se aseguren que se van a realizar las tareas y se le puede pedir a un tercero, que no está directamente involucrado en esa tarea, que supervise los avances. Así, la tercera persona también se involucra y se hace cargo del resultado de los otros dos. El tema es que si tu equipo sale de la junta, sin las acciones claras a tomar, corres el peligro de confusión o de pérdida de tiempo.

• Y lo ideal también sería que alguien tome nota de los acuerdos y que terminando la junta se envíe un nuevo correo con la lista de acuerdos, las personas involucradas y las fechas de entrega. Suena un poco burocrático y laborioso, pero créeme que por escrito se te quitarán muchos dolores de cabeza. El tiempo que te tomes en preparar los detalles de la junta será el tiempo que te ahorres en la junta y por lo tanto será mayor la eficiencia de horas hombre.

¿Cómo haces tú tus juntas?

# 5 APROVECHA LAS TECNOLOGÍAS ONLINE DE COLABORACIÓN

No tengas miedo de contratar gente talentosa que vive en ciudades remotas. Esto es una tendencia cada vez más fuerte en las industrias y te conviene armar equipos en diferentes espacios para crecer en este mundo globalizado.

La recomendación es de mantener la colaboración y la comunicación remota constante y con las diferentes tecnologías online que actualmente existen. Ya sabemos que usas Facebook, Twitter, Instagram, quizás Skype o Zoom. Te recomiendo otro par de aplicaciones que valdría la pena que explores para aprovechar la colaboración de talento remoto: Hangouts con el que también puedes hacer videoconferencias,  Dropbox para compartir archivos, o Wrike para la administración de proyectos.

Hay muchas herramientas y para esto también puedes consultar con uno de nuestros partners que se llama Leonardo 1452 (http://leonardo1452.com/). Esta empresa además se especializa en conocer las tendencias del mercado y también te pueden recomendar herramientas para usar.

Pero quizás una nueva práctica que aún no habías considerado es de generar alianzas con personas de otras ciudades e inclusive de otros países para promover tu producto. No porque viven lejos de ti no significa que no puedan tener acceso a tu producto o a tu servicio. Si tu juego es de ganar a la potencia de ganar (como lo hemos visto en nuestro entrenamiento de innovación en los negocios) puedes aprovechar estas ideas para implementarlas y aprovechar mercados que no necesariamente tendrías que manejar tu mismo.

¿Cómo te podemos apoyar para que te expandas a otros mercados?

#6 HAZ ALGO QUE NADIE MÁS HACE

Este es posiblemente una de las prácticas más importantes. Lograr hacer algo que nadie más hace significa que en tu negocio, en tu empresa, tú tienes alguna característica o producto o servicio que nadie más tiene.

Los grandes empresarios plantean esta posibilidad de diferentes formas pero con la misma idea. Hacer algo que nadie más hace es, por ejemplo, fabricar tu producto con otra ruta u otros materiales, de tal forma que seas el único con esos materiales o con esa línea de producción.

Otros autores plantean explorar mercados que nadie más ha visto. Ofrecer un servicio combinado junto con otro que nadie más tiene. En la Semana del Emprendedor escuche del caso de un banco en África que decidió disminuir su inversión en sus instalaciones, agregó sistemas mucho más sencillos para el manejo de las cuentas y cambió un sistema de envío de dinero a través del celular. Esto permitió al banco replicarse de manera considerable y ahora tiene muchas más sucursales.

Otro ejemplo es que actualmente se está creando un nuevo producto basado en las mismas bacterias marinas luminiscentes de las medusas y de ciertos peces para lograr que los árboles de nuestras calles se iluminen de noche y que ya no sea necesario instalar postes de luz. ¡Es combinar luz con árboles!

Conozco a un traductor en México que decidió tener dentro de su servicio 20 idiomas de traducción y en México nadie más traduce tantos idiomas. Nosotros, en Saskia de Winter® Training entendimos esta práctica y, por eso, tenemos entrenamientos de nuestra propia tecnología que nadie más tiene como Psicología de Ventas o Psicología de la Innovación. El chiste es enfocarte en algo que nadie mas tenga. Si tu creas tu propia tecnología, metodología o servicio puedes entrar a mercados en donde nadie más está, puedes resolver temas o problemas que nadie más está resolviendo y puedes contribuir de otro modo en la sociedad.

¿Qué es lo que tú si puedes ofrecer que nadie más tiene?

#7 ENSÉÑALES HASTA DÓNDE

Este es uno de los puntos que más escucho en los entrenamientos que doy. Cómo le hago para que mi cliente no me desangre, no me pida tanto, no se exceda con sus peticiones o bien no me ponga entre la espada y la pared con cantidades, o tiempos de entrega.

Típicamente hay tres elementos que se requieren para la entrega de un producto o servicio: tiempo, calidad y precio.

Y, el dicho dice que el cliente solo puede escoger DOS. No se puede tener de las tres, cuando el cliente cambia las condiciones. Yo pienso que esta es una cuestión de límites.

Hace mucho tiempo un cliente me pidió una capacitación muy delicada para un grupo de 20 personas. Las condiciones del entrenamiento me ponían bajo presión y tenía yo que mantener la calidad. Negociamos el precio de modo “ganar -ganar” pero donde ya no fueron bien las negociaciones, fue que me exigió 120 días de pago. Yo no trabajo así, y menos en capacitación. Le expliqué mis condiciones y este cliente, muy grande y conocido por cierto, insistía e insistía a lo cual yo me negaba. Llegó el día del entrenamiento, y llegaron a mi oficina las 20 personas a quien les di la bienvenida, pero también les pregunté porqué habían venido. Con su cara de asombro me dijeron, “pues.. al curso”, y yo dije “¿cuál curso… si en tu empresa no han cumplido con los pagos?”. Las 20 personas tuvieron que regresar a su oficina, y obvio recibí la llamada del director muy enojado. Yo en mi postura firme le explique que precisamente por ser una empresa tan grande, yo no tenía manera de ganar una “pelea” contra ellos y que le estaba enseñando cómo tratarme y que no accedía, como le había dicho anteriormente. Estuve dispuesta a perder a este cliente tan crítico y grande. Como el cliente sabía de mi calidad y de mis certificaciones, no tuvo otra opción más que cumplir con lo que le pedí.

Y esto sucedió también porque apliqué el tip # 6 de “Haz algo que nadie más hace”. Al final me pagaron como lo habíamos acordado, la gente tuvo su entrenamiento de calidad y el director entendió que conmigo es a ganar - ganar y de que, a pesar que en aquel entonces mi empresa era muy chica, mi voz y voto los hice valer.

¿Cómo te haces escuchar tú con clientes y proveedores?

#8 LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO ES CRUCIAL

Existe una lista interminable de recursos que puedes considerar importantes para el manejo de tu negocio pero quizás el más crítico es el tiempo.

El tiempo puede estar a favor o en contra tuya y, si no te alcanza el tiempo para hacer todo lo que quieres hacer, es porque lo quieres hacer solo y no pides apoyo. Yo pienso que es una postura muy arrogante y tendrías que tener cuidado. El dinero lo puedes recuperar y otros recursos también, pero el tiempo no tan fácilmente.

Para apoyarte a planear mucho mejor tus tiempos, aquí hay un par de ideas.

• Quita todo el ruido visual a tu alrededor. Quita papeles, quita objetos, y permítete tener un escritorio limpio. Esto te permitirá concentrarte mejor, y ahorrarás tiempo. No pongas tu escritorio mirando hacia la puerta, esto provoca que cada vez que pase alguien por ahí te vas a distraer.. (claro que podrías cerrar la puerta pero el mensaje enviado entonces es que eres inaccesible).
• Escoge todos los días UNA SOLA COSA que realmente vas a lograr, y enfócate en eso. Una vez que lo logres, internamente tu sensación de logro es tan grande que vas a trabajar mucho más eficiente y más rápido.
• Organiza tus juntas de 45 minutos y no de una hora. Esto te permitirá desarrollar tu habilidad de manejar todo de modo mucho más concreto. Cuando la respuesta a algo sea "no", simplemente responde que “no”. Cada vez que te justificas o das explicaciones, te pones en peligro para que los demás tengan argumentos para seguir discutiendo y seguir controlando tu tiempo. Cuando nosotros vamos a tener una junta en alguna empresa, siempre comenzamos preguntando cuándo tiempo tiene la gente para participar en la junta. Así, les enseñas que vas a respetar su tiempo y que lo que esperas es que ellos respeten el tuyo y, sobretodo, si lo dices al inicio de la junta entonces las expectativas son claras.
• Y por último, sé puntual. No solo por cuestiones de la administración de tu tiempo, sino que al llegar puntual le haces saber al otro que su tiempo vale.
• ¡Ah, se me olvidaba el más importante: ¡GOZA! Si estás haciendo lo que más te gusta, el tiempo se hace relativo y eficiente.

#9 PÉGATE A LOS EXPERTOS

Una vez un amigo me contó que gracias a que estaba junto a los grandes líderes y a los expertos de una materia, pudo tener un quiebre en su vida. No sólo por lo que les aprendía y la experiencia que estaba obteniendo, sino, además, porque justo pudo sustituir a uno de los grandes expertos en una materia cuando se enfermo, y no tenían otra opción. Los jefes tenían que cubrir el hueco que el enfermo estaba dejando, y se sorprendieron lo mucho que este amigo ya había crecido y aprendido.

Dicen por ahí que quien aparece en la foto o quien llega a tiempo es quien ya tiene el 60% de la negociación ganada. Juntarse con los expertos no solo es para aprender de sus conocimientos, te permite aprender también de lo que podrías perder si no lo haces como ellos saben, y te permite ganar tiempo. Estar a lado de los expertos te permite aprender de los mecanismos y detalles, te permite corroborar información de la que no estás seguro y te permite explorar.

Los grandes líderes del mundo recomiendan no solo seguir estudiando, sino aprender de los que ya han logrado lo que deseas y copiar sus conductas, de su manera de negociar y hablar y, de sus hábitos.

Y, la recomendación que siempre le digo a la gente que desea ser entrenador, o que desea ser experto en la materia que quiera: dedícate a lo que quieras, Y estudia y prepárate. Sigue estudiando, los estudios no son limitados y siempre puedes seguir leyendo y estudiando. Y todo lo que estudies te servirá. Yo soy ingeniera en física con especialidad en matemáticas aplicadas y hasta eso me sirve al entrenar ingenieros.

Y con esto termino este blog que espero te haya sido de mucho valor para administrarte y administrar los temas de interés en tú negocio.

Un abrazo bien fuerte, Saskia